AI aan de telefoon en de AVG
Mag een AI de telefoon opnemen, moet je melden dat het een AI is en wat gebeurt er met opnames? Dit is geen juridisch advies.
Mag een AI de telefoon opnemen?
Levossi is een AI-studio uit Amersfoort die AI-telefonie en AI-implementaties op maat bouwt voor bedrijven.
In de regel mag het, mits de beller weet dat hij met een AI spreekt. Onze receptioniste zegt dat aan het begin van elk gesprek. Dit is geen juridisch advies. Voor je eigen situatie kun je terecht bij een juridisch adviseur of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Opnemen en transcriptie
Een gesprek opnemen of omzetten naar tekst is een verwerking van persoonsgegevens. Daarvoor heb je een doel nodig, een grondslag en een bewaartermijn. Bellers horen vooraf dat er wordt opgenomen.
Wij nemen alleen op met een vooraf aangekondigde melding en een doel, bijvoorbeeld het verbeteren van de receptioniste. De bewaartermijn leggen we per project vast.
Verwerkersovereenkomst
Bij een project ben je de verantwoordelijke voor de gesprekken en zijn wij de verwerker. Daarom sluiten we een verwerkersovereenkomst. Daarin staat welke gegevens we verwerken, waarvoor, waar, en hoe lang. Hoe wij met gegevens van de website omgaan, staat in onze privacyverklaring.
Wat wij per project vastleggen
- Dat de receptioniste aan het begin van het gesprek zegt dat zij een AI is.
- Of gesprekken worden opgenomen of getranscribeerd, en met welk doel.
- Een vooraf aangekondigde melding wanneer er wordt opgenomen.
- De bewaartermijn van opnames en transcripties.
- Waar gegevens worden verwerkt en door welke partijen.
- Een verwerkersovereenkomst tussen jou en ons.
- Wie toegang heeft tot gesprekken en samenvattingen.
Meer over hoe de keten werkt lees je bij hoe het werkt. Voor het overzicht ga je naar AI-telefonie.
Wat je zelf controleert
- Of je een grondslag hebt om gesprekken te verwerken, en welke.
- Of je privacyverklaring de AI-receptioniste noemt.
- Of de bewaartermijn past bij je eigen regels.
- Of je voor je branche aanvullende regels hebt, bijvoorbeeld rond beroepsgeheim.
Wij geven geen garantie op naleving van wetgeving. Wij leggen vast wat we doen, zodat je kunt controleren of dat past.
Veelgestelde vragen
Mag een AI de telefoon opnemen?
In de regel wel, mits de beller weet dat hij met een AI spreekt. Onze receptioniste zegt dat aan het begin. Dit is geen juridisch advies; raadpleeg bij twijfel een juridisch adviseur of de Autoriteit Persoonsgegevens.
Moet je de beller vertellen dat het een AI is?
Wij doen dat altijd, en leggen het per project vast. Het is eerlijk tegenover de beller, en het voorkomt misverstanden.
Worden gesprekken opgenomen?
Alleen als dat nodig is voor een vooraf bepaald doel, zoals het verbeteren van de receptioniste, en alleen met een vooraf aangekondigde melding. Of er wordt opgenomen, bepaal je in de intake.
Hoe lang bewaart Levossi opnames en transcripties?
Dat leggen we per project vast als bewaartermijn, met het doel erbij. Wij geven geen vaste termijn voor alle klanten, omdat dat per situatie verschilt.
Is dit AVG-proof?
Dat kan geen aanbieder voor jou garanderen: het hangt af van hoe je de receptioniste gebruikt. Wij leggen per project de voorwaarden vast en leveren een verwerkersovereenkomst. Dit is geen juridisch advies.
Kennismaken?
Een kennismaking duurt 30 minuten en is vrijblijvend. Of het past, zeggen we eerlijk in dat gesprek.