AI telefonie voor zorggroepen en ketens

Wat je krijgt:

• Minder gaten in de agenda en minder werk aan de balie, omdat afzeggen en verzetten ook lukt als de lijn bezet is of de locatie dicht is.
• Voorspelbare bereikbaarheid per locatie, met dezelfde gespreksregels in de hele keten en een duidelijke route naar een mens bij een zorgvraag.
• Wekelijks inzicht per locatie: hoeveel gesprekken, welke verzoeken, wat is doorgezet en wat bleef liggen.

Voor wie

Dit programma is voor ketens en groepen van ongeveer 50 tot 500 medewerkers, of met veel telefoon: als richtgetal vanaf ongeveer 50.000 gesprekken per jaar over alle locaties samen. Denk aan kliniekgroepen, fysioketens, een organisatie van huisartsenposten en groepen dierenklinieken. Ggz-instellingen en praktijken voor psychische zorg vallen buiten dit programma. De beslisser is meestal de directeur, een regiomanager of de praktijkeigenaar, vaak samen met de functionaris gegevensbescherming.

Per type organisatie ligt het anders:

• Fysioketens en kliniekgroepen. Het grootste deel van de gesprekken gaat over afspraken: verzetten, afzeggen, aanmelden. Dat is waar de assistent het meeste werk afvangt. Zie ook fysiotherapie.
• Huisartsenposten. Hier zijn we extra terughoudend, omdat de meeste gesprekken een zorgvraag zijn. De assistent komt alleen op een apart administratief nummer, nooit op het nummer dat patiënten voor zorg bellen. De spoedlijn en het zorgnummer blijven bij mensen. Bij een huisartsenpraktijk blijft de spoedlijn rechtstreeks bij de assistente, zie huisartsenpraktijk.
• Dierenklinieken. Afspraken en administratie gaan naar de agenda of een terugbelverzoek. Een melding over een ziek of gewond dier gaat direct naar een collega (zie hieronder). Meer bij dierenartsenpraktijk.
• Mondzorg. Voor mondzorgpraktijken en -groepen bouwen we niet hier maar met het zusterproduct OralSync, AI-telefonie voor de mondzorg.

Past dit niet, omdat je één praktijk of een handvol locaties hebt? Kijk dan bij AI-telefonie op maat en bij de pagina's voor je eigen branche in zorg en welzijn. Het overzicht van alle programma's staat op oplossingen.

De som

Volume × waarde × gemist deel. Dit is een rekenvoorbeeld met aannames; vul je eigen cijfers in, want elke keten is anders. Twee dingen bepalen hoeveel er overblijft. Brengt jouw keten late afzeggingen en no-shows in rekening, dan is de lege plek deels gedekt; dit voorbeeld rekent zonder die vergoeding. En laat je patiënten al verzetten via een sms-link of app, dan telt alleen wie toch belt, bijvoorbeeld omdat de link niet werkt, de locatie dicht is of de patiënt liever iemand spreekt. Dat deel meten we in de intake aan jullie eigen telefoonuitdraai; de 25% hieronder is een aanname.

Post 1: gaten in de agenda (omzet en marge gescheiden).

• Locaties: 10 (aanname).
• Afspraken per locatie per week: 150, dus 1.500 per week (aanname).
• No-shows: 8%, dus 120 per week (aanname).
• Deel dat wel wilde afzeggen of verzetten maar de lijn bezet of dicht trof: 25%, dus 30 per week (aanname).
• Deel dat nog opnieuw in te vullen is: de helft, dus 15 behandeltijden per week (aanname).
• Omzet per behandeling: €45 (aanname). Dat levert 15 × €45 = €675 omzet per week op. Per maand (× 4,3) is dat ruim €2.900 omzet.
• Marge op zo'n behandeltijd: 60% (aanname: de behandelaar werkt op percentage van de omzet, zoals een zzp'er). Dat is ruim €1.700 marge per maand. Werkt hij op een vast contract, dan is de marge op een gevulde plek veel hoger; reken dan met je eigen cijfer.

Post 2: werk aan de balie.

• Uren per locatie per week aan verzet- en afzeggesprekken: 6, dus 60 uur voor tien locaties (aanname).
• Kosten per uur: €35 all-in (aanname).
• Deel dat de assistent afvangt: 40% (aanname per scenario, geen belofte).
• Uitkomst: 60 × €35 × 4,3 × 40% = ruim €3.600 per maand aan balietijd die vrijkomt. Dat is capaciteit, geen kosten die vanzelf verdwijnen.

Bij deze aannames komen de marge uit post 1 en de vrijkomende balietijd uit post 2 samen op ruim €5.300 per maand. De balietijd is alleen geld als je die ergens anders inzet. Vul je lagere aannames in, dan kantelt het: we rekenen het in de kennismaking met jouw cijfers door en zeggen het als het niet loont.

Wat we leveren

We werken als programma, niet als losse installatie:

• Intake. We luisteren echte gesprekken terug, in kaart per locatie: welke verzoeken komen vaak voor, wat gaat naar wie en wanneer is een mens nodig.
• DPIA. Een DPIA is verplicht als de verwerking waarschijnlijk een hoog risico geeft, onder meer bij grootschalige verwerking van gezondheidsgegevens (AVG art. 35; volgens de Autoriteit Persoonsgegevens, pagina bijgewerkt op 14 augustus 2026); bij een zorggroep met meerdere locaties gaan we daarvan uit. We beginnen daarmee in de intake en leveren de technische beschrijving aan. De zorgaanbieder is verwerkingsverantwoordelijke en laat de beoordeling toetsen door de eigen functionaris gegevensbescherming of jurist; dit is geen juridisch advies.
• Koppelingen. Met het planningssysteem of de agenda van elke locatie, als dat kan. Fysioketens werken bijvoorbeeld met Intramed of Fysiomanager, dierenklinieken met Animana. Of en hoe we koppelen bepalen we per project; wat haalbaar is, zien we per locatie in de intake.
• Scenario's en gespreksregels. Verzetten, afzeggen, aanmelden, bereikbaarheid, administratieve vragen en de route naar een mens. Per scenario leggen we vast wat de assistent zelf mag en wat hij doorgeeft.
• Pilot met meting. Op één of twee locaties, met meetpunten die we vooraf afspreken.
• Uitrol, training en beheer. Locatie voor locatie, met training van de medewerkers die de meldingen ontvangen, en beheer met een maandelijkse samenvatting van de gesprekken.

Alles wat we bouwen is van jou en gedocumenteerd: gespreksregels, nummers, koppelingen.

Gebouwd op de normen van de zorg. Van dezelfde maker komt OralSync, een AI-telefoonassistent voor mondzorg. Een receptioniste voor een praktijk ontwerpen we voor de strengste eisen die in Nederland aan een telefoongesprek worden gesteld: bijzondere persoonsgegevens onder de AVG, de geheimhoudingsplicht uit de WGBO en de transparantieplicht uit de AI-verordening. Diezelfde lat leggen we bij elke locatie van je zorggroep.

Wat de assistent niet doet

• Geen medisch advies en geen beoordeling van klachten. Hij beoordeelt niets. Bij elke melding over gezondheid, pijn, een ziek of gewond dier of gevaar verbindt hij direct door met een mens: de praktijk of locatie, en buiten kantoortijd de huisartsenpost, de dienstdoende dierenarts of spoedkliniek, of de dienstdoende wijkverpleegkundige. Alleen afspraken, administratie en roosterwijzigingen worden een terugbelverzoek.
• Geen spoedoordeel. Er zijn geen vaste spoedwoorden en geen oordeel van de AI over wat spoed is. Wel een vaste zin: "Bij levensgevaar belt u 112."
• Geen tijdstip beloven. Hij zegt "u wordt teruggebeld" of noemt de termijn die jullie per project vastleggen, en belooft geen "vandaag nog".
• Geen klachten in vrije tekst in de notitie. Alleen naam, soort verzoek en terugbelnummer. Wordt er opgenomen of getranscribeerd, dan staat in de opname wat de beller zegt: bewaartermijn en toegang leggen we vast in de verwerkersovereenkomst.
• Geen reden van ziekte bij een ziekmelding van een medewerker. Hij vraagt en noteert die niet; ook een ziekmelding is een gezondheidsgegeven.
• Geen uitslagen, recepten of dossierinformatie.

Hoe een programma verloopt

1. Start (30% van de inrichting). Kennismaking, intake en DPIA-voorbereiding, ontwerp van de scenario's.
2. Pilot (40%). Bouwen, koppelen, testen met jullie team en live op een of twee locaties. We meten op de punten die we vooraf afspreken.
3. Uitrol (30%). Locatie voor locatie, met training. Daarna beheer: meeluisteren, bijsturen en elke maand een samenvatting.

Meer over de werkwijze: AI-telefonie op maat.

Wat het kost

Groep: inrichting vanaf €25.000 en beheer vanaf €2.500 per maand, vanaf twee vestigingen of voor organisaties met 50 tot 500 medewerkers; boven de 500 medewerkers op aanvraag. Precieze prijs na de kennismaking, zie kosten.