AI-telefonie op maat
Geen standaardpakket, maar een receptioniste die je regels, je agenda en je klanten kent.
Waarom op maat
Levossi is een AI-studio uit Amersfoort die AI-telefonie en AI-implementaties op maat bouwt voor bedrijven.
Elk bedrijf neemt de telefoon anders aan. Een standaardpakket dwing je in een vast gesprek. Wij beginnen bij je gesprekken en bouwen daar de receptioniste omheen.
- Regels: wat zij mag beslissen, wanneer zij doorverbindt en wat zij nooit zegt.
- Stem: toon en uitspraak die bij je bedrijf passen.
- Koppelingen: je agenda, CRM of planning, geen losse lijst die iemand moet overtypen.
- Uitzonderingen: spoedgevallen, vaste klanten, vakanties en wat je verder bedenkt.
Meer over de onderdelen lees je bij hoe het werkt.
Wat wij in de intake vastleggen
In de intake luisteren we naar echte oproepen. Dit leggen we vast:
- Welke vragen bellers stellen en welke gesprekken het vaakst voorkomen.
- Wat de receptioniste mag beslissen en wanneer zij moet doorverbinden.
- Je openingstijden, uitzonderingen en wat er buiten die tijden gebeurt.
- Welke agenda, CRM of planning gekoppeld moet worden.
- Naam, toon en stem waarmee zij zich presenteert, en in welke talen.
- Wie de samenvatting krijgt en hoe: per mail of WhatsApp.
- Wat zij nooit mag zeggen of beloven.
Je keurt het gespreksscript goed voordat er iets live gaat.
Wat je krijgt
- 01
Een receptioniste die je bedrijf kent
Zij spreekt met een eigen stem, noemt je bedrijf bij naam en houdt zich aan je regels en openingstijden. Waar een mens nodig is, verbindt zij door.
- 02
Gekoppeld aan je werk
Afspraken komen in je agenda, CRM of planning. Terugbelverzoeken gaan naar de juiste persoon, en na elk gesprek volgt een samenvatting.
- 03
Beheerd, niet opgeleverd en vergeten
Wij luisteren mee, verbeteren het gesprek en zijn bereikbaar als er iets niet klopt.
Wat wij regelen
- Telefoonnummer en doorschakeling
- Migratie van je bestaande nummer of telefoonservice
- Ontwerp van de gesprekken op basis van je echte telefoontjes
- Koppelingen met agenda, planning of CRM
- Testen met je team vóór livegang
- Training van de medewerkers die de meldingen ontvangen
- Meeluisteren en bijsturen na livegang
- Maandelijkse samenvatting van gesprekken en verbeteringen
- Bereikbaarheid bij storingen
Jij hoeft niets in te stellen, niets te leren en niets te onderhouden.
Hoe het beheer werkt
Na het live gaan luisteren wij mee met gesprekken en bekijken we waar het beter kan. Wijzigingen testen we voordat ze live gaan. Voor het beheer betaal je een vast bedrag per maand. Wat dat ongeveer is, staat op de pagina kosten.
Het beheer hoort bij het aanbod: een project op maat, met beheer erbij zodat het blijft werken. Ga voor het overzicht terug naar AI-telefonie.
Wat we bouwen
- 01
Receptie die opneemt en vastlegt
Naam, vraag, urgentie en terugbelnummer, doorgezet naar de juiste collega.
- 02
60-seconden-terugbel
Elke binnenkomende lead binnen een minuut gebeld, gekwalificeerd en in de agenda gezet.
- 03
Afspraken plannen en verzetten
Rechtstreeks in de agenda of planning, binnen jullie regels.
- 04
Storings- en spoedlijn
Spoed herkend volgens jullie eigen regels, direct door naar de dienstdoende collega.
- 05
Status- en vragenlijn
Waar is mijn bestelling, wanneer komt de monteur, wat zijn de openingstijden.
- 06
Aanvragen en offertes geautomatiseerd
Wat de telefoon binnenhaalt, gaat zonder overtypen de werkstroom in.
Gebouwd op de normen van de zorg.
Van dezelfde maker komt OralSync, een AI-telefoonassistent voor tandartspraktijken. Een receptioniste voor een praktijk ontwerpen we voor de strengste eisen die in Nederland aan een telefoongesprek worden gesteld: bijzondere persoonsgegevens onder de AVG, de geheimhoudingsplicht uit de WGBO en de transparantieplicht uit de AI-verordening. Diezelfde lat leggen we bij een installatiebedrijf, een garage of een advocatenkantoor.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met een standaard AI-telefoonassistent?
Een standaardpakket werkt met een algemeen script dat je zelf instelt. Bij een project op maat bouwen wij het script, de uitzonderingen en de koppelingen naar je situatie en testen we met echte oproepen voordat het live gaat.
Hoe lang duurt een project?
Dat hangt af van het aantal gesprekstypen en koppelingen. Na de intake ontvang je een voorstel met de planning, voordat we beginnen met bouwen.
Kan de receptioniste met je bestaande systemen werken?
Vaak wel, mits je agenda of systeem een koppeling toestaat. In de intake gaan we na wat mogelijk is. Is een koppeling niet haalbaar, dan zeggen we dat vooraf.
Kun je zelf iets aanpassen na oplevering?
Je kunt wijzigingen aan ons doorgeven, bijvoorbeeld nieuwe openingstijden of een nieuwe vraag. Wij voeren ze door en testen ze, zodat het gesprek niet onbedoeld verandert.
Wat gebeurt er als de receptioniste iets niet weet?
Dan zegt zij dat eerlijk en neemt een terugbelverzoek op of verbindt door, afhankelijk van wat je hebt vastgelegd. Zij verzint geen antwoord buiten haar regels.
Kennismaken?
Een kennismaking duurt 30 minuten en is vrijblijvend. Of het past, zeggen we eerlijk in dat gesprek.