AI telefoonassistent voor de groothandel
Kort antwoord: Een AI telefoonassistent voor de groothandel neemt de orderlijn op als alle medewerkers van de orderdesk in gesprek zijn of de balie dicht is. De assistent legt klantnummer, artikelen, aantallen en gewenste levertijd vast als klaargezette order. Een medewerker bevestigt de order: de assistent noemt geen prijs en bevestigt geen voorraad.
Wat je krijgt:
- Een vaste klant met een spoedbestelling laat klantnummer, artikelen en gewenste levering vastleggen voor de orderdesk
- Een klacht over een ontbrekende levering is al vastgelegd met ordernummer voordat de dag begint
- Je magazijn weet welke vervoerder gebeld heeft en waarover
Wat er bij een groothandel aan de telefoon en orderlijn binnenkomt
Bij een groothandel loopt een deel van het bestelwerk nog via de telefoon, naast webshop of EDI. Klanten bellen met klantnummer en artikelnummer, vaak met haast. Wachten kan niet.
1. Een vaste klant, zoals een installateur of horecaondernemer, belt een spoedbestelling of voorraadvraag door. De assistent legt klantnummer, artikelen, aantallen en gewenste levertijd vast voor de orderdesk. Als niemand opneemt, gaat de klant naar een concurrent. Dat kost een order.
2. Een klant belt over de leverstatus of een ontbrekende levering. De assistent legt ordernummer en wat er mist vast voor klantenservice. Als niemand opneemt, blijft het probleem liggen tot de volgende dag.
3. Een leverancier of vervoerder belt over levertijd of lossing. De assistent legt vervoerder, ordernummer en de vraag vast voor het magazijn. Als niemand opneemt, wacht de chauffeur bij de laaddeur.
De orderdesk zit aan de lijn, de volgende belt al. Een technische groothandel krijgt vragen over artikelnummers en maten.
Zo klinkt een gesprek
Het demogesprek voor deze branche volgt.
Een installateur belt een spoedbestelling door.
Assistent: Goedemorgen, u spreekt met de digitale assistent van Groothandel Hulstloo. Dit gesprek wordt opgenomen om uw vraag goed door te geven. Waarmee kan ik u helpen?
Beller: Hoi, met Dennis van de installatiefirma, klantnummer twee, nul, vier, één, zeven. Ik heb dringend twee circulatiepompen nodig voor een lekkage.
Assistent: Dank u, Dennis. Ik leg uw bestelling vast voor de orderdesk. Welke pompen, en heeft u een artikelnummer?
Beller: De vijfentwintig zestig, twee stuks. Ik heb ook vier knelkoppelingen van tweeëntwintig millimeter nodig. Een artikelnummer heb ik niet bij me.
Assistent: Twee circulatiepompen vijfentwintig zestig en vier knelkoppelingen van tweeëntwintig millimeter. Klopt dat? De orderdesk zoekt het artikelnummer op. Wanneer moet het geleverd worden?
Beller: Dat klopt. Liefst vandaag nog, ik sta bij de klant.
Assistent: Ik leg vast: gewenste levering vandaag, als spoed. Voorraad of levering bevestigen kan ik niet, dat doet een collega van de orderdesk. Op welk nummer kan zij u terugbellen?
Beller: Nul zes, vijfentwintig, drieëndertig, zesenveertig, negenenzestig.
Assistent: Ik herhaal: nul zes, vijfentwintig, drieëndertig, zesenveertig, negenenzestig. Klopt dat?
Beller: Ja, dat klopt.
Assistent: Dank u. De bestelling en de spoedmarkering zijn vastgelegd. Een collega van de orderdesk belt u terug om de order te bevestigen.
Bedrijfsnaam is fictief.
Koppelen met de software die je al gebruikt
Bij groothandels komen Exact (handel) en Microsoft Dynamics 365 Business Central voor, onder meer met TRADE365. Exact beschrijft op de eigen site voorraadbeheer en ordermanagement voor handelsbedrijven; Microsoft noemt Business Central voor groothandelsdistributie (beide bekeken op 20 oktober 2026). Of een koppeling kan, hangt af van jouw pakket. Bij TRADE365 weten we het niet. Of en hoe wij koppelen bepalen we per project, ook bij Exact. Zonder koppeling gaat elke bestelling per mail of bericht naar de orderdesk.
Wat een gemist gesprek kost
Dit rekenvoorbeeld rekent met aannames, zonder toezegging:
- 60 gesprekken per week (aanname: groothandel met 10+ medewerkers; veel klanten bestellen ook via webshop of EDI, dus conservatief)
- 10% daarvan wordt niet opgenomen (aanname: de orderdesk is bemand en gesprekken zijn kort)
- €250 per gemist gesprek (aanname: een spoedbestelling van ongeveer €500 met 50% kans dat die bij een concurrent terechtkomt)
- Samen: ongeveer €6.450 gemiste omzet per maand, berekend als €250 × 10% × 60 × 4,3 weken
Kosten van inrichting en beheer: zie de kostenpagina.
Wat de assistent niet doet
- Hij bevestigt geen order en geen voorraad, tenzij die uit een gekoppeld systeem komt en jij dat wilt.
- Hij noemt geen prijzen of klantafspraken. Die blijven in het ERP.
- Hij geeft geen technisch advies over welk artikel past.
- Een klant die boos is over een levering gaat naar een mens.
Wat wij regelen
Wij regelen het telefoonnummer en de doorschakeling, en zetten je bestaande nummer of telefoonservice over. We ontwerpen de gesprekken op basis van jullie echte telefoontjes, koppelen waar dat kan met je ERP of orderadministratie, en testen met jullie team voordat het live gaat. De medewerkers die de meldingen ontvangen, leren we hoe het werkt. Na livegang luisteren we mee en sturen we bij, je krijgt elke maand een samenvatting van de gesprekken en wat we verbeterden, en bij een storing zijn we bereikbaar. Jij hoeft niets in te stellen, niets te leren en niets te onderhouden.
Gebouwd op de normen van de zorg. Van dezelfde maker komt OralSync, AI-telefonie voor de mondzorg. Die strenge lat voor privacy en transparantie leggen we hier ook.
Zo werkt een project met Levossi
- Kennismaking. Je vertelt hoe orders nu binnenkomen.
- Intake. We bekijken wat klanten bellen.
- Bouwen en testen. Jij test met bestellingen uit je eigen assortiment.
- Live met je eigen nummer. Daarna luisteren we mee en stellen we de gesprekken bij.
Meer staat op hoe het werkt en bij AI-telefonie op maat. Je praat met degene die het bouwt, van kennismaking tot livegang en daarna.
Veelgestelde vragen
Kan de assistent telefonische bestellingen van de groothandel in ons ERP (Exact, Business Central) zetten of opzoeken?
Alleen via een API of export. Volgens Exact is een koppeling mogelijk; of en hoe wij koppelen bepalen we per project, ook bij Exact. Schrijven in het ERP is een aparte keuze, met controle door een medewerker. Zonder koppeling gaat de bestelling per mail naar de orderdesk.
Wat kost een telefoonassistent voor een groothandel?
De prijs hangt af van de koppeling en het aantal gesprekken. Inrichting vanaf €7.500 en beheer vanaf €500 per maand voor één vestiging; voor groepen met meerdere vestigingen vanaf €25.000. Precieze prijs na de kennismaking, zie kosten. Dat is een project op maat, met beheer erbij zodat het blijft werken.
Wat doet de assistent bij een spoedbestelling buiten kantoortijd of in de ochtendspits voor de orderdesk?
Hij legt de spoedbestelling vast met klantnummer en gewenste levering en markeert spoed. De orderdesk kan dan bij opening of via een afgesproken nummer de order bevestigen. Voorraad of levering belooft de assistent zelf niet. Wie dat is, spreken we vooraf met je af.
Bevestigt de assistent een order of voorraad?
Alleen als voorraad en prijsafspraken uit een gekoppeld systeem komen en jij dat wilt. Anders is het een klaargezette order die een medewerker bevestigt, zodat de assistent niets toezegt dat het magazijn niet kan waarmaken. Dat leggen we per project vast.
Hoe gaat de assistent om met klantafspraken en prijslijsten, en hoe zit het met opnemen?
Klantafspraken en prijzen blijven in het ERP; zonder koppeling noemt de assistent ze niet. Opnemen kan binnen wat de AVG toelaat: je bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke en heeft een grondslag nodig, en een melding vooraf is geen toestemming. De verwerkersovereenkomst sluiten we per project samen met je, zie AVG en opnemen.
Zie ook mobiliteit en logistiek en retail en groothandel.