AI telefoonassistent voor het hotel
Kort antwoord: Een AI telefoonassistent voor het hotel is de reserveringslijn van je receptie. Hij legt boekingsaanvragen vast, ook tijdens het inchecken en 's nachts, en beantwoordt vragen over aankomst en parkeren. Een medewerker bevestigt de reservering. Nieuwe aanvragen via een koppeling belt hij direct terug.
Wat je krijgt:
- Een gast die een kamer wil, spreekt ook buiten receptietijd met de assistent in plaats van met een ander hotel.
- De nachtreceptie vindt late aankomsten terug, met naam en aankomsttijd.
- De receptie begint de ochtend met complete aanvragen in plaats van losse briefjes.
Heb je meerdere hotels met een centrale reserveringsafdeling, zie de hotelketen; het hele cluster staat op horeca en hotels.
Wat er bij hotels aan de telefoon binnenkomt
1. Een gast wil een kamer reserveren. De receptie checkt een groep in, de telefoon gaat. Als niemand opneemt, boekt hij elders.
2. Een gast belt over aankomst, parkeren of een storing. Een late aankomst, waar de auto kan staan, of een verwarming die het niet doet.
3. Een zakelijke groepsaanvraag. Een vergadering, bedrijfsuitje of bruiloft: veel kamers, vaak zaalhuur.
Hotel receptie telefoon: de reserveringslijn
De assistent legt boekingsaanvragen vast, ook als de receptie bezig is met inchecken: data, aantal personen, kamerwens en contactgegevens. Hij geeft de informatie over aankomst en parkeren die jullie vastlegden. Een medewerker bevestigt de reservering bij de gast.
Hotel groepsaanvraag: de samenvatting voor sales
De assistent vraagt naar datum, aantal kamers, gelegenheid, wensen en het budget als de beller dat noemt, en zet de samenvatting direct door naar sales, die gericht terugbelt. Lees ook groepsaanvragen opvolgen in de horeca.
Komt een aanvraag binnen via een directe koppeling met je formulier of leadplatform, dan belt de assistent direct terug, binnen een minuut en binnen de beltijden die jullie vastleggen. Sinds 1 juli 2026 geldt voor telemarketing naar consumenten opt-in, ook bij een klantrelatie (DDMA, bekeken op 20 oktober 2026); de uitleg staat bij horeca en hotels. Of een formulier of geautomatiseerde terugbel daaronder valt, leggen we per project aan jullie jurist voor. Dit is geen juridisch advies.
Zo klinkt een gesprek
Het demogesprek voor deze branche volgt.
Assistent: Goedemiddag, u spreekt met de digitale assistent van Hotel Wederikloo. Dit gesprek wordt opgenomen om uw vraag goed door te geven.
Beller: Ik zoek een kamer voor aankomende vrijdag, voor twee nachten, voor twee personen.
Assistent: Dat leg ik vast. Een medewerker bevestigt de reservering bij u. Wilt u een tweepersoonsbed of twee losse bedden?
Beller: Een tweepersoonsbed. We komen pas na elven aan. Kunnen we ook parkeren bij het hotel?
Assistent: Late aankomst noteer ik voor de nachtreceptie: na elf uur. Achter het hotel is een parkeerterrein; over de kosten verwijs ik u naar de receptie. Op welke naam mag de aanvraag?
Beller: Op naam van De Jong. En wat kost de kamer eigenlijk?
Assistent: Prijzen noem ik niet, die hoort u van de receptie. Op welk nummer kan de receptie u bereiken?
Beller: Nul zes, twaalf, vierendertig, zesenvijftig, achtenzeventig.
Assistent: Ik herhaal: nul zes, twaalf, vierendertig, zesenvijftig, achtenzeventig. Klopt dat?
Beller: Ja.
Assistent: De Jong, twee personen, vrijdag tot zondag, tweepersoonsbed, late aankomst na elf uur. Ik geef het direct door aan de receptie en een collega neemt contact met u op. Fijne dag.
Bedrijfsnaam is fictief.
Koppelen met de software die je al gebruikt
Hotels werken met een property management systeem, bijvoorbeeld Mews, dat op zijn eigen site spreekt over open API's en meer dan duizend integraties (bekeken op 20 oktober 2026). Wat een koppeling kan, zoeken we per project uit.
Wat een gemist gesprek kost
Een rekenvoorbeeld met aannames, geen belofte. Het gaat om omzet, geen marge:
- Aanname: 120 gesprekken per week bij een hotel met 10+ medewerkers.
- Aanname: 15% wordt niet opgenomen, en 60% van die bellers belt niet terug.
- Aanname: een verloren boeking is €150 omzet waard (één nacht voor twee personen).
Dat komt neer op ongeveer €7.000 gemiste omzet per maand (120 × 15% × 60% × €150, keer 4,3 weken, afgerond). Wat de assistent kost, staat op de kostenpagina.
Wat de assistent niet doet
- Geen kamerprijzen of kortingen noemen en geen kamer bevestigen: dat doet een medewerker.
- Geen creditcardgegevens aannemen; betalen loopt via de boekingsomgeving.
- Geen beslissingen over overboeking, verhuizen van gasten of compensatie; een boze gast gaat naar een mens.
- Bij brand, letsel of een onwel gast verbindt hij direct door met een medewerker, volgens het protocol van het hotel. Bij levensgevaar belt u 112.
Wat wij regelen
Wij regelen het telefoonnummer en de doorschakeling, en zetten je bestaande nummer of telefoonservice over. We ontwerpen de gesprekken op basis van jullie echte telefoontjes, koppelen waar dat kan met je property management systeem, en testen met jullie team voordat het live gaat. De medewerkers die de meldingen ontvangen, leren we hoe het werkt. Na livegang luisteren we mee en sturen we bij, je krijgt elke maand een samenvatting van de gesprekken en wat we verbeterden, en bij een storing zijn we bereikbaar. Jij hoeft niets in te stellen, niets te leren en niets te onderhouden.
Gebouwd op de normen van de zorg. Van dezelfde maker komt OralSync, AI-telefonie voor de mondzorg. Die strenge lat voor privacy en transparantie leggen we hier ook.
Zo werkt een project met Levossi
- Kennismaking. Wanneer kan de receptie niet opnemen: inchecken, avond, nacht?
- Intake. Welke vragen komen echt binnen en naar wie zet de assistent door?
- Bouwen en testen. Je belt zelf, ook om middernacht.
- Live met jullie eigen nummer, daarna bijsturen.
Waarom dit maatwerk is, staat bij AI-telefonie op maat, de stappen bij hoe het werkt.
Veelgestelde vragen
Kan de assistent hotelreserveringen aan de telefoon in Mews of een ander systeem zetten?
Dat hangt af van wat het systeem toelaat. Mews noemt zelf een open API, maar of en hoe we koppelen, bepalen we per project. Met een koppeling staat de aanvraag direct in je reserveringssysteem; zonder koppeling gaat ze met alle gegevens als bericht naar de receptie.
Wat kost een AI telefoonassistent voor een hotel?
De prijs hangt af van het aantal gesprekken, locaties, koppeling, talen en belmomenten. Als indicatie: Inrichting vanaf €7.500 en beheer vanaf €500 per maand voor één vestiging; voor groepen met meerdere vestigingen vanaf €25.000. Precieze prijs na de kennismaking, zie kosten.
Wat gebeurt er bij de receptie van het hotel 's nachts?
De assistent neemt op, legt de late aankomst of de vraag vast met naam en aankomsttijd, en geeft het door aan de nachtreceptie of de ochtenddienst, volgens jullie afspraken. De gast spreekt dan niet met een voicemail, maar met de assistent.
Mag de assistent gasten opnemen, en wat gebeurt er met betaalgegevens?
Binnen wat de AVG toelaat. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en hebben een grondslag, doel en bewaartermijn nodig; een melding vooraf is geen toestemming. De verwerkersovereenkomst sluiten we per project samen. Creditcardgegevens neemt hij niet aan. Zie de AVG-pagina; geen juridisch advies.
Wat doet de assistent als een gast tijdens het verblijf belt met een probleem op de kamer?
Hij legt kamernummer, naam, terugbelnummer en probleem vast en geeft het door aan de receptie of de technische dienst. Bij gaslucht, brand, water bij elektra of een onwel gast verbindt hij direct door met een medewerker. Bij levensgevaar belt u 112.