AI telefoonassistent voor de horeca
Kort antwoord: Een AI telefoonassistent voor de horeca is de reserveringslijn van je restaurant of eetcafé: hij legt reserveringen vast, ook tijdens de avondservice en buiten openingstijd, en zet groepsaanvragen gekwalificeerd door naar de eigenaar of manager. Een medewerker bevestigt de reservering; nieuwe aanvragen via je website belt hij direct terug. Hotelboekingen vallen hier buiten, zie hotel.
Wat je krijgt:
- Tijdens de service neemt de assistent op, dus de gast belt niet verderop.
- Reserveringen staan compleet bij je: datum, tijd, aantal, naam, telefoonnummer en wensen zoals een kinderstoel.
- Een groepsboeking komt als gekwalificeerde aanvraag bij de eigenaar of manager, niet op een voicemail.
Wat er bij restaurants en eetcafés aan de telefoon binnenkomt
1. Een gast wil reserveren of wijzigen. De assistent legt alles vast, met een koppeling per project direct in het reserveringssysteem. Als niemand opneemt, belt de gast een ander restaurant, juist als het druk is.
2. Een gast belt midden in de service. De pass staat vol, de telefoon gaat. Een vraag over openingstijden, route, parkeren, afhaal of dieetwens, terwijl niemand zijn handen vrij heeft. De assistent beantwoordt de basisvraag, geeft een dieetwens door zonder advies, of legt een terugbelverzoek vast.
3. Een groepsboeking of bedrijfsdiner. Een kerstdiner voor twintig collega's is meer waard dan een tafel voor twee. De assistent legt datum, groepsgrootte, gelegenheid, wensen en budget (als de beller dat noemt) vast, en zet de samenvatting direct door naar de eigenaar of manager.
4. Een groepsaanvraag via de website. Komt een aanvraag binnen via een directe koppeling met je formulier of leadplatform, dan belt de assistent direct terug, binnen een minuut en binnen de beltijden die jullie vastleggen.
Mag de assistent een groepsaanvraag terugbellen?
Sinds 1 juli 2026 geldt voor telemarketing naar consumenten opt-in, ook bij een klantrelatie (DDMA en ACM, bekeken op 20 oktober 2026). Alleen DDMA beschrijft dat "gevraagde communicatie" buiten die regels kan vallen: de consument vraagt zelf, op eigen initiatief en uitdrukkelijk om dat ene telefoontje. Of een formulier, platformlead of geautomatiseerde terugbel daaronder valt, leggen we per project aan jullie jurist voor. Dit is geen juridisch advies.
Eetcafé telefonisch reserveren en no-shows
Volgens KHN (artikel bekeken op 20 oktober 2026) blijven gasten die online reserveren vaker weg dan gasten die telefonisch reserveren. Minder no-shows beloven we niet; lees meer bij no-shows verminderen in het restaurant.
Zo klinkt een gesprek
Het demogesprek voor deze branche volgt.
Assistent: Goedemiddag, u spreekt met de digitale assistent van Brasserie Sparrengors. Dit gesprek wordt opgenomen om uw vraag goed door te geven.
Beller: Ik wil graag een tafel reserveren voor aanstaande zaterdag.
Assistent: Dat leg ik vast. Voor hoeveel personen, en hoe laat?
Beller: Voor zes, waarvan twee kinderen, rond half acht. Eén kinderstoel graag. En mijn dochter is allergisch voor noten, kunnen jullie dat doorgeven?
Assistent: Dat noteer ik zoals u het zegt: dochter allergisch voor noten. Dat geef ik door aan het restaurant. Of de keuken er rekening mee kan houden, bespreekt een medewerker met u. Op welke naam mag de reservering?
Beller: Op naam van Van den Berg.
Assistent: Van den Berg, zes personen, zaterdag half acht, één kinderstoel, notenallergie. Op welk nummer bereikt het restaurant u?
Beller: Nul zes, twaalf, vierendertig, zesenvijftig, achtenzeventig.
Assistent: Ik herhaal: nul zes, twaalf, vierendertig, zesenvijftig, achtenzeventig. Klopt dat?
Beller: Ja, dat klopt.
Assistent: Dank u. Ik geef de aanvraag met alle gegevens door aan het restaurant. Een medewerker bevestigt de reservering bij u. Fijne dag.
Bedrijfsnaam is fictief.
Koppelen met de software die je al gebruikt
Restaurants gebruiken een reserveringssysteem, bijvoorbeeld Zenchef, en een kassasysteem zoals Lightspeed. Wat een koppeling kan, hangt af van jouw pakket. Zonder koppeling komt elke aanvraag met alle gegevens bij de persoon die jullie aanwijzen, die haar zelf invoert.
Wat een gemist gesprek kost
Een rekenvoorbeeld met aannames, geen belofte, over omzet en niet over marge. Niet elk gemist gesprek is een verloren reservering.
- Aanname: een zaak met 10+ medewerkers krijgt 150 gesprekken per week, 20% wordt niet opgenomen, 60% van die bellers reserveert elders.
- Aanname: een verloren reservering is gemiddeld €120 omzet (ongeveer vier gasten, ongeveer €30 per gast).
Dat is ongeveer €9.300 gemiste omzet per maand (150 × 20% × 60% × €120, keer 4,3 weken). Kosten: zie de kostenpagina.
Wat de assistent niet doet
- Geen tafel bevestigen zonder koppeling: een medewerker bevestigt de reservering.
- Geen advies over allergieën of wat veilig is om te eten, en geen belofte over de keuken.
- Geen prijsafspraken, menu-offertes of groepskortingen, en geen betaalgegevens of borg.
- Een klacht of boze beller gaat naar een mens, met de gegevens genoteerd.
Wat wij regelen
Wij regelen het nummer en de doorschakeling, zetten je bestaande nummer over en koppelen waar dat kan met je reserveringssysteem. We testen met jullie team vóór livegang, leren de ontvangers van de meldingen hoe het werkt, maken elke maand een samenvatting en zijn bereikbaar bij storingen. Jij hoeft niets in te stellen, niets te leren en niets te onderhouden.
Zo werkt een project met Levossi
Kennismaking, intake van jullie echte gesprekken, testen met een volle zaterdag als scenario, live met jullie eigen nummer en daarna bijsturen. Meer bij hoe het werkt en AI-telefonie op maat. Meerdere restaurants onder één nummer? Kijk bij de restaurantgroep; het hele cluster staat op horeca en hotels.
Veelgestelde vragen
Kan de assistent reserveringen direct in je reserveringssysteem zetten?
Dat hangt af van wat jouw pakket toelaat, bijvoorbeeld Zenchef, en bepalen we per project. Het minimum is een mail of bericht met alle gegevens aan wie jullie aanwijzen. Zonder koppeling bevestigt de assistent geen tafel: een medewerker bevestigt de reservering bij de gast.
Wat kost een AI telefoonassistent voor een restaurant?
De prijs hangt af van gesprekken, vestigingen, koppeling en openingstijden, dus van jouw zaak. Als indicatie: Inrichting vanaf €7.500 en beheer vanaf €500 per maand voor één vestiging; voor groepen met meerdere vestigingen vanaf €25.000. Precieze prijs na de kennismaking, zie kosten.
Wat doet de assistent als de telefoon van het restaurant niet wordt opgenomen?
Hij neemt op, geeft basisinformatie als openingstijden en locatie, en legt reserveringsaanvragen of terugbelverzoeken vast. Een vraag die niet in jullie gegevens staat, legt hij vast voor een collega die terugbelt.
Mag een gesprek met een gast worden opgenomen, en wat gebeurt er met een allergie?
Binnen wat de AVG toelaat. Jullie hebben als verwerkingsverantwoordelijke een grondslag, doel en bewaartermijn nodig; een melding vooraf is geen toestemming. Een allergie is een gezondheidsgegeven: de assistent legt alleen vast wat de gast zelf zegt, en opslag en grondslag leggen we per project vast. Zie de AVG-pagina; geen juridisch advies.
Kan de assistent een groepsboeking of bedrijfsdiner afhandelen?
Tot en met de aanvraag. Hij legt datum, groepsgrootte, gelegenheid, wensen en budget vast en zet de samenvatting door. Offerte, prijsafspraken en bevestiging blijven bij de eigenaar of manager. Meer in groepsaanvragen opvolgen in de horeca.